SUM là một hàm Excel phổ biến và rất hữu dụng, đồng thời cũng là một hàm số học cơ bản. Đúng như cái tên của nó, hàm SUM dùng để tính tổng trong Excel. Và các tham số có thể là các tham số đơn lẻ hoặc những dãy ô. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn sử dụng hàm SUM để tính tổng trong Excel và những lỗi thường gặp khi tính tổng bằng SUM, cách khắc phục.
Hàm SUM là gì?
Hàm SUM là một phép tính có “tổng tất cả các số trong dãy ô”. Nghĩa là hàm SUM có nhiệm vụ tính tổng số các con số và tham số có trong các ô và dãy ô.
Cấu trúc của hàm SUM
Hàm SUM có hai cấu trúc nên có thể được viết theo hai cách:
=SUM(num1,num2, … num_n). Ở đây ” num1,num2, … num_n” biểu thị cho những số chúng ta chuẩn bị tính.
=SUM(CellRange1,CellRange2,…CellRange_n). Đối với: “CellRange1,CellRange2,… CellRange_n” là những cột số.
Các chú ý trong phép tính SUM:
Hàm SUM có thể tính các số thập phân và phân số.
Ở phép tính SUM: =SUM(num1,num2, … num_n), nếu bạn điền tham số “num” không phải là số thì hàm SUM sẽ hiện thị lỗi #Name? Error.
Và tương tự như vậy, với phép tính =SUM(CellRange1,CellRange2, …CellRange_n) chứa nội dung không phải số thì hàm SUM sẽ loại bỏ giá trị đó.
Hàm SUM không phải là một dạng hàm động lực học. Vì vây, nếu bạn sử dụng phép tính SUM vào các dãy các ô rồi lọc ra một vài giá trị nào đó thì đầu ra của phép tính SUM sẽ không thay đổi theo giá trị gần nhất. Do đó bạn nên dùng hàm Subtotal trong trường hợp này.
Những ví dụ về hàm SUM
Ở bảng trên, có bốn loại của hàm SUM và dưới đây mình sẽ giải thích từng ví dụ cụ thể:
Ví dụ 1, tổng các số nguyên: =SUM(10,11,19) nghĩa là cộng các số 10,11,19 và 40 = 40.
Ví dụ 2, tổng các số thập phân: =SUM(10.2,9.6,2,4), đơn giản là phép tính cộng của 10,2+9.6+2.4 và cho kết quả là 25.8.
Ví dụ 3, tổng các số phân số: =SUM(4/2,8/2). Phép tính cộng các số 4/2 và 8/2 và ra kết quả là 6.
Ví dụ 4, hàm SUM bị lỗi do có chứa nội dung không phải số và đó cũng là lý do phép tính cho ra kết quả #Name? Error.
Sử dụng dạng thứ hai của hàm SUM [=SUM(B2:B10)] để tính tổng cho các số trong dãy số (B2:B10) thay cho các tham số và cho ra kết quả 60.
Rút gọn của phép tính SUM:
Thay vì phải viết phép tính theo cách đơn thuần, bạn có thể sử dụng cách sau:
Đầu tiên, lựa chọn dãy số rồi ấn “Alt +” và kết quả sẽ hiển thị ở ô tiếp theo.
Sử dụng các phép toán khác trong phép tính SUM
Các phép tính khác như (+, – , / và *) có thể được dùng trong hàm SUM. Ví dụ như =SUM(2*4) và hàm SUM sẽ cho ra là 8. giống như vậy với các phép tính còn lại.
Trên thực tế, hàm SUM sẽ xử lý được tất cả các tập hợp số bao gồm cả dãy số hoặc phép tính. Vì vậy, điều đầu tiên là nó sẽ đánh giá kết quả của phép toán vá nếu không có gì khác biệt thì sẽ cho ra kết quả.
Sử dụng Hàm SUM cùng với những hàm khác
1. Hoàn toàn có thể sử dụng hàm SUM cùng với những hàm khác. Dưới đây là 1 ví dụ tính trung bình hàng tháng:
=SUM(A2:L2)/COUNTA(A2:L2)
2. SUM của A2:L2 chia cho số tháng trong năm ở A2:L2 không tính ô bị bỏ trống.
Sử dụng hàm SUM trên nhiều trang tính
1. Thông thường, muốn tính tổng những ô có cùng vị trí trong các trang, bạn sẽ phải click vào ô đó ở từng trang và sử dụng dấu “+” giữa các giá trị nhưng như vậy sẽ rất mất thời gian và phép tính sẽ gặp lỗi.
=Sheet1!A1+Sheet2!A1+Sheet3!A1
Do vậy, vấn đề này sẽ trở nên đơn giản hơn khi sử dụng hàm SUM 3D:
=SUM(Sheet1:Sheet3!A1)
Hàm SUM đã tính tổng mấy ô A1 có trong tất cả các trang từ 1 đến 3.
Cách này rất hữu ích để tính từng trang đơn của các tháng (tháng 1 đến tháng 12).
=SUM(January:December!A2) đã cộng tất cả ô A2 ở từng trang từ tháng 1 đến tháng 12
Phương pháp 3D này cũng hay được sử dụng tương tự như vậy trong các hàm AVERAGE, MIN, MAX,…
=AVERAGE(Sheet1:Sheet3!A1)
=MIN(Sheet1:Sheet3!A1)
=MAX(Sheet1:Sheet3!A1)
Xem thêm : Cách dùng hàm AVERAGE trong Excel
Các vấn đề hay gặp phải và cách giải quyết:
Trường hợp 1: Hàm SUM bị hiển thị #####.
Hãy kiểm tra độ rộng cột, vì ##### là thông báo không đủ chỗ trống để hiện thị kết quả.
Trường hợp 2: Hàm SUM hiển thị chữ, không có kết quả. Hoặc chỉ hiện số nhưng không phải là số thập phân.
Hãy kiểm tra lại định dạng của cột. Và vào Format và chọn Number để lựa chọn dạng bạn muốn. Nếu sau khi định dạng, ô hiển thị chữ vẫn không thay đổi, bạn nên ấn F2 và enter.
Trường hợp 3: Hàm SUM không update(cập nhật)
Bạn phải chắc chắn rằng Calculation đã được đặt ở chế độ Automatic. Đầu tiên là vào Formula, chọn tùy chỉnh Calculation. Sau đó ấn hãy F9 để trang tự động cập nhật.
Trường hợp 4: Một vài giá trị không thể sử dụng trong hàm SUM.
Chỉ có giá trị hoặc dãy có chứa số mới được đặt ở trong hàm. Những ô trống và hàm logic, hoặc chữ sẽ bị loại bỏ.
Trường hợp 5: Hàm cho ra kết quả là #NAME? Error.
Nghĩa là đã có lỗi chính tả ở đây. Ví dụ, =sume(A1:A10) thay vì =SUM(A1:A10).
Bình luận